社外通知文書／注文商品品切れの通知
注文商品品切れの通知文書の役割は、受注品の在庫がなく、入手が不可能なことを伝えることです。
注文を行い期待して待っている相手先に、入手が不可能なことを伝えるのですから、注文商品品切れの通知には、十分な配慮と顧客への思いやりが必要になります。
品切れの通知文書のポイントはいくつかあります。
まずは、相手方が納得できるような対応や書き方を心がけなければならないということです。
そのためには、在庫切れについて丁重にお詫びをするとともに、相手先が納得を得ることができるように入手できない理由を論理的に書かなければいけません。
また、できる限り手を尽くしたことを事実関係を基に強調するべきです。（例...メーカーのほか、他の支店にも在庫を問い合わせてみましたが、残念ながらとてもお客様のご注文には満たない状況です。）
例文は代替案を提案する形になっていますが、これも機能的に顧客の検討に値するもので価格的にもあまり格差がないものがあれば提案するべきであり、そのような配慮がなければかえって不信感を読んだりして逆効果になると考えるべきでしょう。
この注文商品品切れの通知のように、順調でないこと、望みがかなわないこと、要望に沿えないことなど、ネガティブな内容を伝える通知文書こそ、相手先に対するイマジネーションを十分に働かせて作成されなければならないでしょう。
相手先とのビジネス関係は、これ一回きりではないのですから。
＜注文商品品切れの通知の例文＞
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ご注文品在庫切れのお知らせ
拝啓 早春の候、貴殿にはますます健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、〇月〇日付でご注文を頂きました「〇〇〇」50個ですが、当店ではあいにく在庫を切らしております。メーカーに問い合わせたところ、すでに生産を終了していることが判明いたしました。
せっかくのご希望に添えないことになり申し訳ございませんが、なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
（なお、〇〇と形違いになりますが、△△でしたら容易が可能です。機能的には全く同じになっていますので、ご検討いただければ幸いです。）
今後ともご愛顧のほど、よろしくお願いします。
敬具
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カテゴリー：社外商用文書の書式と書き方
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