社外通知文書／商品の出荷の通知
商品出荷の通知文書の役割は、受注品を出荷したことと到着の予定日を注文者にお知らせすることです。
通販などで誰でも経験があると思いますが、発注してから注文品が届くまでの間の注文者の心境は期待とちょっぴりの不安も入り混じった、ちょっとしたハイテンション気分だと思います。
一般消費者であろうが取引先であろうが、このような局面で発出される商品出荷の通知文書は、相手先に小さからぬ印象を与えるものだと考えるべきでしょう。
商品出荷の通知文書の表面的な役割だけ見れば、とても実務的な文書ではありますが、相手先の立場にたってみれば疎かにできない社外通知文書です。
このような趣旨から、商品出荷の通知文書のポイントは、出荷完了の報告だけでなく、必ず手元に届く予定日、できれば時間帯までお知らせするということになります。
更に、宅配便の名称や荷物番号なども記することができれば、更に会社の印象と信頼性を高めることに資するでしょう。
また、記書きに受注品目、数量、料金を記することによって、受注内容を改めて確認するようにします。
なお、受領書の返送の依頼についても、実務的、機械的にならないよう、丁寧な書き方でお願いするようにしましょう。
＜商品出荷の通知文書の例文＞
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ご注文品の出荷のお知らせ
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素から変わらぬお引き立てのほどを改めて感謝申し上げます。
さて、〇月〇日付で受け付けさせて頂きました下記のご依頼品につきましては、〇月〇日の到着ということで手配が完了しました。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
なお、お手数ですが、同封の受領書にご署名ご捺印のうえ、ご返送いただければ幸いに存じます。
まずは取り急ぎ集荷のお知らせまで。
敬具
記
〇〇〇〇 △△型 20個
〇〇〇〇 △△型 10個
以上
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カテゴリー：社外商用文書の書式と書き方
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