社外通知文書／夏期休暇等の通知
夏期休暇等で業務が一時ストップする場合の通知文書についてとり上げてみます。
休暇だけに限りませんが、このようなビジネス上の取引や連絡などに影響のある大きい異動がある場合は、相手方の業務に支障をきたさないようにすることが最も重要であり、休暇期間の予定等については早めに関係先に通知することになります。
ポイントととしては、休暇中における受注体制やサービス体制の変更や、緊急時の連絡窓口など、休暇期間中の臨時的な対応を具体的準備し、それを明確に通知文書でお知らせすることです。
通知文書で、相手先の業務の支障や不便をできるだけ軽減するとともに、そのような相手先への配慮を丁寧に表すことにより、自社の誠意を示すことにもなります。
また上述のように、夏期休暇等の場合は、通知時期の遅い切羽詰ってからの通知になると、いくら文書の内容が優れていたものであっても、その効果は大幅に減じてしまいます。
「なぜもっと早く通知してくれなかったのか」となってしまう時期での通知文書は、いくら内容が丁寧でも言い訳のように受け取られてしまうでしょう。
このようなことにならないよう、夏期休暇等の通知文書は、日常の取引のサイクル期間等を十分踏まえ、早めに発送されなければならないということになります。
＜夏期休暇の通知文書の例文＞
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夏期休暇のお知らせ
拝啓 立秋の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より格段のお引き立てを頂きまして誠にありがとうございます。
さて、弊社では、誠に勝手ながら、本年も下記の期間を夏期休暇とさせていただくこととなりました。期間中はご不便をおかけいたしますが、なにとぞご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
なお、休暇中の御注文等のご用命については、ファクシミリあるいはＥメールにてお願いいたします。休業中のご注文については〇月〇日までに手配させていただきます。
また緊急時の連絡については、下記の緊急連絡窓口にお願いいたします。
敬具
記
夏期休暇期間 〇月〇日（〇曜日）～ 〇月〇日（〇曜日）
（緊急連絡窓口 ・・・・・・）
以上
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カテゴリー：社外商用文書の書式と書き方
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