社外通知文書／電話番号の変更、休業日・営業時間等の変更
■電話番号の変更
企業や組織では、機構改革、組織変更で部署や部局の電話番号が変更になることがあります。
電話はビジネスにとって重要な窓口ですので、電話番号の変更が決定したら一刻も早く取引先など必要な相手先に通知する必要があります。
ポイントとしては、
①新しい電話番号を確実に伝える必要があること
②通知をうけとる相手方が、できるだけ新番号を転記しやすいように、また保管しやすいようにする必要があること
から、新旧の電話番号は、文章中に配することを避け、「下記のとおり変更することになりました...」というように、記書きとして新旧を対照させて通知するべきでしょう。
また、変更の規模が大きい場合は、相手方が電話番号の控えを変更しやすいよう、新旧の電話番号を一覧表にして「別紙のとおり変更することになりました...」という形で通知するのも良いでしょう。
＜電話番号の変更の通知文書の例文＞
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拝啓 早春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。また、平素から格別のお引き立てを賜り、改めて厚く御礼を申し上げます。
さて、弊社の機構改革について先般お知らせしたところですが、それに伴う組織の変更により、直通の電話番号を下記のとおり変更することになりましたので、ご通知申し上げます。
お手数ではございますが、お手元の控えをご訂正いただければ幸いに存じます。
まずは取り急ぎお知らせまで。
敬具
記
新電話番号 旧電話番号
＜総務部＞
〇〇課 00‐000‐0000 00‐000‐0000
〇〇課 00‐000‐0000 00‐000‐0000
＜〇〇部＞
〇〇課 00‐000‐0000 00‐000‐0000
〇〇課
以上
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■休業日・営業時間等の変更
休業日や営業時間など、顧客へのサービスに関する変更は、方針が決定し次第、顧客の不便にならないようできるだけ早期に顧客にお知らせするというのが基本でしょう。
一般の顧客の方が身の回りに掲示したり、保管したりしやすいように、このような顧客へのお知らせは、変更内容を記書きでなく別紙にするのがいいでしょう。
＜休業日・営業時間等の変更の通知文書の例文＞
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営業時間の変更のお知らせ
拝啓 早春の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素からの格別のお引き立てに心から感謝を申し上げます。
さて、このたび顧客の皆様の一層の利便向上を図るため、営業時間を別紙のとおり変更させていただくことになりました。当分の間ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
敬具
（別紙で変更内容を添付する。）
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カテゴリー：社外商用文書の書式と書き方
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