社外通知文書の基本
社外文書である通知文書（通知状)は、業務に関する情報を相手先に伝えるため作成する文書です。
業務に関わる情報ですから、商品や取引などビジネスに関する、品番、数量、日程など、間違えてはいけない情報が盛り込まれる文書になります。
通知文書（通知状)はまず、このような重要な情報を先方に正確に伝えれるものでなければなりません。
また、通知文書（通知状)で相手方が一目で内容が分るようにするためには、件名や記書きに工夫が必要です。
件名は、伝達する用件が件名で分るように、端的で分りやすいものにします。
記書きについては、日時や場所など５Ｗ１Ｈが明確になるよう案件を良く整理して書きますが、要点はゴシック体、アンダーラインなどで目立つようにするとなお良いでしょう。
そして、通知文書（通知状)で何よりも大切なことは、通知する内容の事実関係に誤りがあったり、記載ミスががあってはいけないということです。
中でも、前年度や前期の文書を下敷きに作成した場合に、年度や日付けなどが修正されず下敷きにしたの文書のままになっているというミスがありますが、そのまま送付されると会社、組織の信用に関わりますので、十分な注意が必要です。
＜通知文書（通知状）の書式の基本＞
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文書番号
日付
宛先
差出人
件名
頭語
挨拶
通知の趣旨、理由、経緯
結びの言葉
結語
記
通知内容
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＜ポイント＞
・日付
通知する情報の時点を明確にし信頼性を確保するために日付の表示は不可欠です。
・件名
円滑に情報を伝達するために、相手方が件名によって案件の概要を把握することができるように工夫して記入します。
・記（記書き）
記書きには、日時や場所など５Ｗ１Ｈが明確になるよう注意し、伝達する内容を良く整理して記入します。
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カテゴリー：社外商用文書の書式と書き方
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