社外通知文書の基本
社外文書である通知文書（通知状)は、業務に関する情報を相手先に伝えるため作成する文書です。
業務に関わる情報ですから、商品や取引などビジネスに関する、品番、数量、日程など、間違えてはいけない情報が盛り込まれる文書になります。
通知文書（通知状)はまず、このような重要な情報を先方に正確に伝えれるものでなければなりません。
また、通知文書（通知状)で相手方が一目で内容が分るようにするためには、件名や記書きに工夫が必要です。
件名は、伝達する用件が件名で分るように、端的で分りやすいものにします。
記書きについては、日時や場所など５Ｗ１Ｈが明確になるよう案件を良く整理して書きますが、要点はゴシック体、アンダーラインなどで目立つようにするとなお良いでしょう。
そして、通知文書（通知状)で何よりも大切なことは、通知する内容の事実関係に誤りがあったり、記載ミスががあってはいけないということです。
中でも、前年度や前期の文書を下敷きに作成した場合に、年度や日付けなどが修正されず下敷きにしたの文書のままになっているというミスがありますが、そのまま送付されると会社、組織の信用に関わりますので、十分な注意が必要です。
＜通知文書（通知状）の書式の基本＞
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文書番号
日付
宛先
差出人
件名
頭語
挨拶
通知の趣旨、理由、経緯
結びの言葉
結語
記
通知内容
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＜ポイント＞
・日付
通知する情報の時点を明確にし信頼性を確保するために日付の表示は不可欠です。
・件名
円滑に情報を伝達するために、相手方が件名によって案件の概要を把握することができるように工夫して記入します。
・記（記書き）
記書きには、日時や場所など５Ｗ１Ｈが明確になるよう注意し、伝達する内容を良く整理して記入します。
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通知文書／採用試験の結果の通知
採用応募者に対して、採用試験の合格と次回の面接試験等の詳細を、また試験不合格者に対してその旨をお知らせする通知文書（通知状）についてとり上げます。
■合格者への通知文書
合格者への通知文書のポイントとしては、
あいさつ文の後に、当社の採用試験を受験してもらったことに関する感謝の意を示す一文を添えることを忘れないようにしましょう。
この一言があるのとないのでは、会社に対する印象が随分違ったものとなると心得るべきです。
記書きで、「下記のとおり面接試験を行ないますので...」というように次回の面接試験の実施について通知することになりますが、通知を受ける受験者の誰が読んでも誤解や勘違いの起こらないよう、実施場所、実施時刻、持参するものなどについて、正確に、かつ端的に書く必要があります。
また、問合せがあることに備えて、末尾に問合せ先である担当者の氏名と電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスを記入することも忘れてはいけません。
通知文書（通知状）に限らないことですが、社外への通知文書の場合は、相手先の立場に立った配慮が文書作りのベースになります。
＜合格者への通知文書の例文＞
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拝啓 秋色の候貴殿におかれましてはますますご健勝のことと拝察いたします。
このたびは、当社の社員採用試験を受験していただき、誠にありがとうございます。
選考の結果、上記採用試験における貴殿の合格が決定しました。ついては、下記のとおり面接試験を実施いたしますので、ご来社くださいますようお願いいたします。
記
1 日時 〇月〇日（〇曜日） 10：00～15：00
2 場所 弊社〇階 〇〇面接試験会場
3 集合、待機場所 弊社〇階 〇〇会議室
以上
担当：総務部人事課 〇〇〇〇
電話 000‐000‐0000
FAX （メールアドレス）
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■合格者への通知文書
不合格の通知文書を書くのはちょっと気の重い作業になるかも知れませんが、ビジネス文書の一つと割り切って、粛々と作成すればいいでしょう。
ただし、やはり相手方への配慮という観点から、最後を励ましの言葉で締めくくることを忘れないようにしましょう。
具体的には、上記の例文「選考の結果...」以下を次のように置き換えればいいでしょう。
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選考の結果、大変残念ではございますが、このたびはご希望に沿いかねることになりましたことをお知らせいたします。
今後のご健勝をお祈りいたします。
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社外通知文書／電話番号の変更、休業日・営業時間等の変更
■電話番号の変更
企業や組織では、機構改革、組織変更で部署や部局の電話番号が変更になることがあります。
電話はビジネスにとって重要な窓口ですので、電話番号の変更が決定したら一刻も早く取引先など必要な相手先に通知する必要があります。
ポイントとしては、
①新しい電話番号を確実に伝える必要があること
②通知をうけとる相手方が、できるだけ新番号を転記しやすいように、また保管しやすいようにする必要があること
から、新旧の電話番号は、文章中に配することを避け、「下記のとおり変更することになりました...」というように、記書きとして新旧を対照させて通知するべきでしょう。
また、変更の規模が大きい場合は、相手方が電話番号の控えを変更しやすいよう、新旧の電話番号を一覧表にして「別紙のとおり変更することになりました...」という形で通知するのも良いでしょう。
＜電話番号の変更の通知文書の例文＞
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拝啓 早春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。また、平素から格別のお引き立てを賜り、改めて厚く御礼を申し上げます。
さて、弊社の機構改革について先般お知らせしたところですが、それに伴う組織の変更により、直通の電話番号を下記のとおり変更することになりましたので、ご通知申し上げます。
お手数ではございますが、お手元の控えをご訂正いただければ幸いに存じます。
まずは取り急ぎお知らせまで。
敬具
記
新電話番号 旧電話番号
＜総務部＞
〇〇課 00‐000‐0000 00‐000‐0000
〇〇課 00‐000‐0000 00‐000‐0000
＜〇〇部＞
〇〇課 00‐000‐0000 00‐000‐0000
〇〇課
以上
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■休業日・営業時間等の変更
休業日や営業時間など、顧客へのサービスに関する変更は、方針が決定し次第、顧客の不便にならないようできるだけ早期に顧客にお知らせするというのが基本でしょう。
一般の顧客の方が身の回りに掲示したり、保管したりしやすいように、このような顧客へのお知らせは、変更内容を記書きでなく別紙にするのがいいでしょう。
＜休業日・営業時間等の変更の通知文書の例文＞
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営業時間の変更のお知らせ
拝啓 早春の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素からの格別のお引き立てに心から感謝を申し上げます。
さて、このたび顧客の皆様の一層の利便向上を図るため、営業時間を別紙のとおり変更させていただくことになりました。当分の間ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
敬具
（別紙で変更内容を添付する。）
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