社外文書である通知文書（通知状)は、業務に関する情報を相手先に伝えるため作成する文書です。

業務に関わる情報ですから、商品や取引などビジネスに関する、品番、数量、日程など、間違えてはいけない情報が盛り込まれる文書になります。

通知文書（通知状)はまず、このような重要な情報を先方に正確に伝えれるものでなければなりません。

また、通知文書（通知状)で相手方が一目で内容が分るようにするためには、件名や記書きに工夫が必要です。

件名は、伝達する用件が件名で分るように、端的で分りやすいものにします。

記書きについては、日時や場所など５Ｗ１Ｈが明確になるよう案件を良く整理して書きますが、要点はゴシック体、アンダーラインなどで目立つようにするとなお良いでしょう。

そして、通知文書（通知状)で何よりも大切なことは、通知する内容の事実関係に誤りがあったり、記載ミスががあってはいけないということです。

中でも、前年度や前期の文書を下敷きに作成した場合に、年度や日付けなどが修正されず下敷きにしたの文書のままになっているというミスがありますが、そのまま送付されると会社、組織の信用に関わりますので、十分な注意が必要です。

 ＜通知文書（通知状）の書式の基本＞

--------------------------------------------------------------------------       
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文書番号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　日付　　　
宛先
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　差出人

　　　　　　　　　　　件名

頭語　

挨拶

通知の趣旨、理由、経緯

結びの言葉

結語

　　　　　　　　　　　　　記

通知内容

--------------------------------------------------------------------------

＜ポイント＞
・日付

通知する情報の時点を明確にし信頼性を確保するために日付の表示は不可欠です。

・件名

円滑に情報を伝達するために、相手方が件名によって案件の概要を把握することができるように工夫して記入します。

・記（記書き）

記書きには、日時や場所など５Ｗ１Ｈが明確になるよう注意し、伝達する内容を良く整理して記入します。

■合格者への通知文書

合格者への通知文書のポイントとしては、

あいさつ文の後に、当社の採用試験を受験してもらったことに関する感謝の意を示す一文を添えることを忘れないようにしましょう。

この一言があるのとないのでは、会社に対する印象が随分違ったものとなると心得るべきです。

記書きで、「下記のとおり面接試験を行ないますので...」というように次回の面接試験の実施について通知することになりますが、通知を受ける受験者の誰が読んでも誤解や勘違いの起こらないよう、実施場所、実施時刻、持参するものなどについて、正確に、かつ端的に書く必要があります。

また、問合せがあることに備えて、末尾に問合せ先である担当者の氏名と電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスを記入することも忘れてはいけません。

通知文書（通知状）に限らないことですが、社外への通知文書の場合は、相手先の立場に立った配慮が文書作りのベースになります。

＜合格者への通知文書の例文＞
---------------------------------------------------------
拝啓　秋色の候貴殿におかれましてはますますご健勝のことと拝察いたします。

　このたびは、当社の社員採用試験を受験していただき、誠にありがとうございます。

　選考の結果、上記採用試験における貴殿の合格が決定しました。ついては、下記のとおり面接試験を実施いたしますので、ご来社くださいますようお願いいたします。

　　　　　　　　　　　　　　記
　　　
1　日時　　　　　　〇月〇日（〇曜日）　10：00～15：00

2　場所　　　　　　弊社〇階　〇〇面接試験会場

3  集合、待機場所　弊社〇階　〇〇会議室
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　担当：総務部人事課　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　電話　000‐000‐0000　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　FAX　　　 （メールアドレス）
---------------------------------------------------------

■合格者への通知文書

不合格の通知文書を書くのはちょっと気の重い作業になるかも知れませんが、ビジネス文書の一つと割り切って、粛々と作成すればいいでしょう。

ただし、やはり相手方への配慮という観点から、最後を励ましの言葉で締めくくることを忘れないようにしましょう。

具体的には、上記の例文「選考の結果...」以下を次のように置き換えればいいでしょう。

---------------------------------------------------------
　選考の結果、大変残念ではございますが、このたびはご希望に沿いかねることになりましたことをお知らせいたします。
　今後のご健勝をお祈りいたします。
---------------------------------------------------------

■電話番号の変更

企業や組織では、機構改革、組織変更で部署や部局の電話番号が変更になることがあります。

電話はビジネスにとって重要な窓口ですので、電話番号の変更が決定したら一刻も早く取引先など必要な相手先に通知する必要があります。

ポイントとしては、

①新しい電話番号を確実に伝える必要があること

②通知をうけとる相手方が、できるだけ新番号を転記しやすいように、また保管しやすいようにする必要があること

から、新旧の電話番号は、文章中に配することを避け、「下記のとおり変更することになりました...」というように、記書きとして新旧を対照させて通知するべきでしょう。

また、変更の規模が大きい場合は、相手方が電話番号の控えを変更しやすいよう、新旧の電話番号を一覧表にして「別紙のとおり変更することになりました...」という形で通知するのも良いでしょう。

＜電話番号の変更の通知文書の例文＞
---------------------------------------------------------
拝啓　早春の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。また、平素から格別のお引き立てを賜り、改めて厚く御礼を申し上げます。
　さて、弊社の機構改革について先般お知らせしたところですが、それに伴う組織の変更により、直通の電話番号を下記のとおり変更することになりましたので、ご通知申し上げます。
　お手数ではございますが、お手元の控えをご訂正いただければ幸いに存じます。
　まずは取り急ぎお知らせまで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記　　　　　

　　　　　　　　　　　新電話番号　　　　　　　旧電話番号　
＜総務部＞
〇〇課　　　　　　　00‐000‐0000　　　　　　00‐000‐0000
〇〇課　　　　　　　00‐000‐0000　　　　　　00‐000‐0000

＜〇〇部＞
〇〇課　　　　　　　00‐000‐0000　　　　　　00‐000‐0000
〇〇課
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
---------------------------------------------------------

■休業日・営業時間等の変更

休業日や営業時間など、顧客へのサービスに関する変更は、方針が決定し次第、顧客の不便にならないようできるだけ早期に顧客にお知らせするというのが基本でしょう。

一般の顧客の方が身の回りに掲示したり、保管したりしやすいように、このような顧客へのお知らせは、変更内容を記書きでなく別紙にするのがいいでしょう。

＜休業日・営業時間等の変更の通知文書の例文＞
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　　　　　　　　営業時間の変更のお知らせ

拝啓　早春の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素からの格別のお引き立てに心から感謝を申し上げます。
　さて、このたび顧客の皆様の一層の利便向上を図るため、営業時間を別紙のとおり変更させていただくことになりました。当分の間ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                                        敬具
（別紙で変更内容を添付する。）
---------------------------------------------------------

夏期休暇等で業務が一時ストップする場合の通知文書についてとり上げてみます。

休暇だけに限りませんが、このようなビジネス上の取引や連絡などに影響のある大きい異動がある場合は、相手方の業務に支障をきたさないようにすることが最も重要であり、休暇期間の予定等については早めに関係先に通知することになります。

ポイントととしては、休暇中における受注体制やサービス体制の変更や、緊急時の連絡窓口など、休暇期間中の臨時的な対応を具体的準備し、それを明確に通知文書でお知らせすることです。

通知文書で、相手先の業務の支障や不便をできるだけ軽減するとともに、そのような相手先への配慮を丁寧に表すことにより、自社の誠意を示すことにもなります。

また上述のように、夏期休暇等の場合は、通知時期の遅い切羽詰ってからの通知になると、いくら文書の内容が優れていたものであっても、その効果は大幅に減じてしまいます。

「なぜもっと早く通知してくれなかったのか」となってしまう時期での通知文書は、いくら内容が丁寧でも言い訳のように受け取られてしまうでしょう。

このようなことにならないよう、夏期休暇等の通知文書は、日常の取引のサイクル期間等を十分踏まえ、早めに発送されなければならないということになります。

＜夏期休暇の通知文書の例文＞
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　　　　　　　夏期休暇のお知らせ

拝啓　立秋の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より格段のお引き立てを頂きまして誠にありがとうございます。
　さて、弊社では、誠に勝手ながら、本年も下記の期間を夏期休暇とさせていただくこととなりました。期間中はご不便をおかけいたしますが、なにとぞご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
　なお、休暇中の御注文等のご用命については、ファクシミリあるいはＥメールにてお願いいたします。休業中のご注文については〇月〇日までに手配させていただきます。
　また緊急時の連絡については、下記の緊急連絡窓口にお願いいたします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
夏期休暇期間　　　〇月〇日（〇曜日）～　〇月〇日（〇曜日）
　　　　　　　　　　　　　　　　　（緊急連絡窓口　・・・・・・）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
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商品出荷の通知文書の役割は、受注品を出荷したことと到着の予定日を注文者にお知らせすることです。

通販などで誰でも経験があると思いますが、発注してから注文品が届くまでの間の注文者の心境は期待とちょっぴりの不安も入り混じった、ちょっとしたハイテンション気分だと思います。

一般消費者であろうが取引先であろうが、このような局面で発出される商品出荷の通知文書は、相手先に小さからぬ印象を与えるものだと考えるべきでしょう。

商品出荷の通知文書の表面的な役割だけ見れば、とても実務的な文書ではありますが、相手先の立場にたってみれば疎かにできない社外通知文書です。

このような趣旨から、商品出荷の通知文書のポイントは、出荷完了の報告だけでなく、必ず手元に届く予定日、できれば時間帯までお知らせするということになります。

更に、宅配便の名称や荷物番号なども記することができれば、更に会社の印象と信頼性を高めることに資するでしょう。

また、記書きに受注品目、数量、料金を記することによって、受注内容を改めて確認するようにします。

なお、受領書の返送の依頼についても、実務的、機械的にならないよう、丁寧な書き方でお願いするようにしましょう。

＜商品出荷の通知文書の例文＞
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　　　　　　　　　　ご注文品の出荷のお知らせ

拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素から変わらぬお引き立てのほどを改めて感謝申し上げます。
　さて、〇月〇日付で受け付けさせて頂きました下記のご依頼品につきましては、〇月〇日の到着ということで手配が完了しました。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
　なお、お手数ですが、同封の受領書にご署名ご捺印のうえ、ご返送いただければ幸いに存じます。
　まずは取り急ぎ集荷のお知らせまで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記
〇〇〇〇　△△型　　　20個
〇〇〇〇　△△型　　　10個
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
---------------------------------------------------------------

注文商品品切れの通知文書の役割は、受注品の在庫がなく、入手が不可能なことを伝えることです。

注文を行い期待して待っている相手先に、入手が不可能なことを伝えるのですから、注文商品品切れの通知には、十分な配慮と顧客への思いやりが必要になります。

品切れの通知文書のポイントはいくつかあります。

まずは、相手方が納得できるような対応や書き方を心がけなければならないということです。

そのためには、在庫切れについて丁重にお詫びをするとともに、相手先が納得を得ることができるように入手できない理由を論理的に書かなければいけません。

また、できる限り手を尽くしたことを事実関係を基に強調するべきです。（例...メーカーのほか、他の支店にも在庫を問い合わせてみましたが、残念ながらとてもお客様のご注文には満たない状況です。）

例文は代替案を提案する形になっていますが、これも機能的に顧客の検討に値するもので価格的にもあまり格差がないものがあれば提案するべきであり、そのような配慮がなければかえって不信感を読んだりして逆効果になると考えるべきでしょう。

この注文商品品切れの通知のように、順調でないこと、望みがかなわないこと、要望に沿えないことなど、ネガティブな内容を伝える通知文書こそ、相手先に対するイマジネーションを十分に働かせて作成されなければならないでしょう。

相手先とのビジネス関係は、これ一回きりではないのですから。

＜注文商品品切れの通知の例文＞
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　　　　　　　　　ご注文品在庫切れのお知らせ

拝啓　早春の候、貴殿にはますます健勝のこととお慶び申し上げます。
　さて、〇月〇日付でご注文を頂きました「〇〇〇」50個ですが、当店ではあいにく在庫を切らしております。メーカーに問い合わせたところ、すでに生産を終了していることが判明いたしました。
　せっかくのご希望に添えないことになり申し訳ございませんが、なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
（なお、〇〇と形違いになりますが、△△でしたら容易が可能です。機能的には全く同じになっていますので、ご検討いただければ幸いです。）
　今後ともご愛顧のほど、よろしくお願いします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
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■履歴書は書面での第一印象を決める

就職や転職の際には履歴書が必要となりますが、採用先では面接の前に、この履歴者によって最初にあなたという人間に触れるわけであり、書面による第一印象という意味でも、非常に重要な書類なのだという基本認識がまず必要です。

もしも手抜きやいい加減さが、履歴書の書き方から見えたりすれば、企業の印象は非常に悪いものになるでしょう。

このような重要書類である履歴書の作成における注意点やポイントを挙げて見ましょう。

■履歴書作成のポイント～手書きで作成すること

まず、字の苦手な人でもできるだけ手書きで書くことです。

パソコンなどで書いた履歴書も増えているのも事実ですが(中にはパソコンで作成した履歴書を好む企業もあります)、字が上手でなくとも丁寧に書いた字の方が、採用担当者も好感が持てる場合が多いようです。

パソコンで履歴書を作った場合でも、手書きを指定して求める企業もあるので、手書きのものも用意しておいた方がいいと思います。

小さい字は見辛いため、見やすい大き目の字で書くよう心がけます。

また、言うまでもないことかもしれませんが、誤字脱字は絶対に避けなければいけません。

もし、字を間違えたら途中でも破棄することにして、新しい履歴書を作成しなければなりません。

■履歴書作成のポイント～写真はプロに撮ってもらう

次に履歴書に貼る写真ですが、写真屋、写真館でプロフェッショナルの方に撮ってもらう方が画質もよく、印象も全く違ったものとなります。

人生の行方を左右するかも知れない重要書類の写真に、この程度のコストを惜しんではいけません。

撮影では明るい顔を心がけ、服装は濃い色のスーツを着るようにしましょう。

■学歴、職歴、資格、免許は相手と噛み合うようにアピールする

学歴、職歴は、在学中に取った資格やゼミの具体的な研究内容、大卒であれば卒論のテーマを記入するとよいでしょう。

職歴でも、配属先の役職、前職での経験をアピールする内容が好ましく、少なくとも履歴書においては、日本の伝統である謙譲の美徳は棚上げにし、しっかりアピールしましょう。

資格、免許の欄には、基本的にはすべての資格、免許を記入してかまいませんが、あまりにも簡単な資格まで記入するのは逆効果になりかねないので避けるのが無難です。

しかし、誰でも持っているからと、例えば運輸関係、営業関係の企業に出す履歴書に運転免許を記入しないのは、愚かとしか言いようがありません。

特に資格がない場合は、項目の空欄が多くてもそのことにより意欲や誠意を疑われる懸念があることを考え、勉強中、準備中の目指す資格があれば、それを記入するとよいでしょう。

■志望動機は思いを込めて

最後に、もっとも難しいのが志望動機ですが、これはどの会社にも当てはまる当たり障りのない内容は避けるべきです。

ましてや、ガイド本にある雛形を下敷きにしたようなものは、一読でそれが分ってしまうと、採用関係を担当したことのある筆者としては断言できます。

必ずといっていいほど、同じパターンが出てくるからです。

自分の頭で考えたストーリーをもとに、その会社でなければならない理由を、思いを込め誠実に記入するようにしましょう。

以上の点に注意し、履歴書が完成したら、面接に備え、忘れずにコピーしておきましょう。

■在職証明書はその職場で働いている証明

筆者はどういうわけか、あまり使う機会がありませんでしたが、一般的に在職証明書は必要になる頻度が高い書類の１つになるでしょう。

在職証明書は、文字通り、その職場で働いていることを証明する文書です。

職場から、その会社の代表の名において発行されるため信頼性があり、保証人になる場合や転職など、さまざまな場合に利用されます。

在職証明書は会社で書式を定めて用紙を用意している場合はその通りに書けばよいのですが、書式が決められていない場合は、自分で用紙を用意しなければなりません。

書式が自由といわれれば、意外と時間がかかるものですが、ウェブ上でダウンロードすることも出来るのでそれほど難しくはないでしょう。

在職証明書の書式に明確な決まりというものはありませんが、一般的に見れば、在職証明書に記載する基本的な内容は、氏名、生年月日、現住所、採用年月日、職務内容とその会社での地位ということになります。

公的な証明書には元号が使われるので、生年月日、採用年月日にも元号を用いましょう。

■相手の要望があるときは「特記」、「追記」

このほか、在職証明書の場合、証明書を求める相手先の要望に従わなければならないことも出てきますので、そういう場合は「特記」、あるいは「追記」と書いた後に、求めれてている内容を記述すればよいでしょう。

在職証明書はパソコンで作っても問題はありませんが、相手先によっては自筆の証明書を求められる場合もあるので、注意しなければいけません。

■在職証明書は証明印が押されて効力を持つ

これらを記入した後、会社に提出すれば、通常証明印を押してもらえことになります。

この証明印を押すことで、始めて在職証明書は効力を発生し、公的に利用することができます。

会社側から在職証明書の使用理由を求められる場合があると思いますが、これは強制ではないものの、特別な事情のない限り出来るだけ書き込むというのが、誠実な対応というものでしょう。

■英文の在職証明書が必要な場合

英文の在職証明書が必要になる場合もあると思います。

その際は、上記の要領によってまず日本語の書類を作成し、それを英訳するのがオーソドックスなやり方です。

ただし、元号を西暦を使用しましょう。

また、外国では印鑑よりサインを重視するので、どちらを必要とするかを前もって確認しておくべきでしょう。

■辞意の伝達は１ヶ月以上前に

退職願は現在勤めている会社を辞めたいという意思を伝えるために書くものですが、少なくとも日本の会社社会では、例えばテレビドラマに出てくる場面のように、突然上司や会社に提出される様なことがあってはいけない書類だと思います。

仕事を辞める際には、その後のポストの補充や引継ぎなどの会社の都合を考えるべきであり、退職願を出す前に辞意を伝えておくことが重要です。

その際、仮に事情があったとしても、必ず直属の上司に伝えるべきです。

そして出来るだけ１ヶ月以上前に伝えるようにするべきでしょう。

このような組織人としての常識的な手順を踏むことが、あなた自身の会社でのキャリアや貢献を尊ぶことになり、その後のステップにもつながることだと思います。

■退職願の書き方

辞意を伝えたら退職願を書くことになりますが、その会社の書式や所定の用紙があればそれを利用し、なければ白無地の便箋を用意します。

黒の万年筆やサインペンを使用し、間違っても鉛筆は使用しないようにしましょう。

表題は｢退職願｣とし、書き出しは行末に｢私事｣あるいは｢私議｣と書きます。

退職理由は｢一身上の都合｣とし、余計なことは書かないようにします。

退職日や提出日は上司と相談した際に決めた日付にします。

特に提出日は、会社によって決まりや都合がありますので、よく確認しておくべきです

部署と自分の氏名を書く際、社長の氏名より下になるように書くのが礼儀になっています。

そして氏名の下に捺印をします。

宛名は社長で、敬称は｢殿｣になります。

封書の表に｢退職願｣、裏には所属部署と氏名を記入します。

最後に間違いがないか良くチェックをして上司に手渡しで提出します。

■退職願は承諾前には撤回可能

なお、退職願は承諾されるまでの間は撤回することが可能ですので、考えが変われば退職を取り消してもかまいません。

逆に退職する意思が固いのであれば｢退職届｣を提出する方が明確に意思が伝わると言えるでしょう。

退職願は会社に保管される書類になりますので、丁寧に書くことを心がけましょう。

■退職届と退職願との違い

退職届は、文字どおり、会社を退職する時に会社に辞意を伝えるために書くものです。

退職届は、一見すると退職願と同じ内容のようになりますが、退職願と違うところは、最終的な意思表示となるという点で、受理されればよほどの理由がない限り撤回することが出来ません。

退職の意思が固く、それを明確にした方がいいい場合には、こちらの退職届を出したほうがよいかもしれません。

退職届は、退職願と同様、上司に提出します。

渡す相手はあくまでも直属の上司であるべきで、間違っても社長室に向かったりしないようにしましょう。

退職届を出す場合には、法的には２週間以上で良いのですが、退職の日時の交渉や仕事の引継ぎ等で時間がかかるため、発つ鳥跡を濁さずで、最低でも１ヶ月以上、出来れば３ヶ月以上前から上司に辞意を伝えておく必要があります。

■退職届の書き方

退職届の書き方ですが、会社が指定する用紙や書式があれば、当然それを利用することになります。確認は人事当局ですぐできると思います。

指定されたものがない場合は、白無地の便箋に黒の万年筆やサインペンで書きます。

会社に保存、管理される書類となりますので、丁寧に書きましょう。

表題を｢退職届｣とし、下段に提出日を西暦でなく元号で書きます。

次に、社名と社長の名前を書きますが、敬称は｢殿｣にします。

次に自分の所属部署と氏名を、氏名が社長の名前の下に来るように書きます。

名前の下には捺印をしておきましょう。

最後に退職理由と退職日、退職の意思を書きます。理由は｢一身上の都合｣で十分です。

そして封書の表に｢退職届｣、裏に所属部署と氏名を書きましょう。

退職届は、退職願に比べて言葉が固く、また対立的なニュアンスになることがあるため、会社によっては、また立場を重視するような上司によっては、退職願の方を勧められる場合が多いかも知れません。

また、どちらを利用しても問題ない会社もあるので、会社での使われ方を事前に調べ、それにしたがって書くとよいでしょう。

■念書の署名押印は大切なポイント

念書というのは、約束事を証明する書類ですが、このような書類の性格上、念書の書き方で最も重要な注意点は、最後の部分の署名と押印ということになります。

民事訴訟法の規定により、署名押印がある書面は証拠力を持つとされており、ハンコは認印などでもいいですが、より確実なのは、実印を用い印鑑証明を添付することであり、そうすることによりかなりの証拠力を持つ書類となります。

念書を書く際にこの点を抜かしてしまうと、それ以外が完璧であっても、その書面の効力は半減、いや激減することになるといっていいでしょう。

この点をまず念を押しておいてから、実際にはどう書けばいいのかに触れていきましょう。

念書は、不倫や借金の踏み倒し等、後々のトラブルに備えて相手に書かせるのが一般的でしょうか。

さまざまな状況で使われる念書には、特に決まった形というものはありませんが、一定のルールに基づいて作られたサンプルが用意されていますので、そこに必要最低限の記載さえしてあれば念書として成立します。

■念書の具体的な書き方

まず必要なのが表題です。

｢念書｣のほかにも｢誓約書｣等、状況によって表題が変わったりもします。

次に必要なのが、約束の履行者の氏名、履行される者の氏名、履行する年月日、場所、内容です。

５Ｗ１Ｈ、つまり「誰がいつ誰に何をどれだけどうやってどうしたか」が、もれなく記載される必要があります。

中でも人物の特定は重要ポイントであり、人物の特定がないと効力がなくなってしまう恐れが出てきます。

また、法的に問題がない範囲で作らないと証明として成立しなくなります。

例えば、法定金利をオーバーした借金の念書は無効となります。

続いて念書の作成日を書き、最後に、重要な署名と捺印になります。

最初に述べてように、簡単な約束ごとであれば署名だけでも念書として成立していますが、法的効力を持たせるには双方の同意の上の捺印が重要なポイントになります。

文書としての念書はこれで完成になりますが、脅迫、強要して書かせた念書は無効となります。

あくまでも念書は双方同意の上で作成されていなければなりません。

そのほか、自動車事故の際に、動揺して判断能力が鈍った状態で書いた念書にも｢錯誤｣による無効となることがあります。

■重要な案件では契約書を

念書を裁判で利用する場合もありますが、無効となる場合もあり、証拠としての効力も契約書ほど強くありませんので、事案によってはより効力の強い契約書を作ったほうがいいかもしれません。

■嘆願書が必要な場合

嘆願書というのは、文字どおり嘆願する内容を記載した書面ですが、分かりやすくするために、具体的な嘆願内容の例を挙げてみましょう。

例えば、古くなった公園の遊具の補修あるいは撤去、見通しの悪い道路の改善、労働環境の改善などの嘆願、さらには刑事事件において被告への厳罰を求める嘆願というのもあります。

このように、一般的に嘆願書を提出する状況としては、行政や会社等に生活環境の問題を改善するよう嘆願する場合、刑事事件の減刑の嘆願書を被害者に書いてもらうケースなどがあります。

■嘆願書の書式

嘆願書の書式は、内容のわかる表題をつけ(単純に｢嘆願書｣でもかまいません)、提出日、宛名、嘆願者の住所、氏名と捺印、そして嘆願の内容をわかりやすく記載します。

嘆願者は署名を集めて複数の対象先にする場合も結構あります。

宛名が個人であればその人の名前を、会社や行政機関等であればその正式名称と代表者名を書き、敬称に｢殿｣を使用します。

■減刑の嘆願書

交通事故等の刑事事件で加害者になってしまった際、事故を起こしたことを深く反省し誠意を尽くすことにより被害者側との示談が成立すれば、その示談成立自体が裁判では有利に働きます。

加えて被害者側からの寛大な処置を求める旨の嘆願書（減刑の嘆願書）があれば、さらに有利に働くことになるといえます。

この減刑の嘆願書は、当然ながら加害者自身が書くのではなく、被害者にお願いして書いてもらうことになりますので、加害者の反省、誠意が被害者に十分伝わっているのでなければ難しいことになるでしょう。

実刑判決か執行猶予がつくかに関わることもあるので、示談成立の際は出来る限りこの減刑の嘆願書をもらうようにした方がいいでしょう。

この場合の嘆願書の内容としては、表題に｢嘆願書｣、署名、日時、検察庁あるいは裁判所の担当の宛名と、被害者が加害者を許すという意思が表明された文が必要です。

被害者に嘆願書を書いてもらうのは、示談金を払うときが最もよいタイミングであり、逆に払った後だとなかなか貰いにくいことになりますので、周到な注意を払いましょう。

■始末書の意味、目的

始末書というのは、書かないで済むにこしたことはありませんが、ビジネスの世界では、書かなければならなくなった時に、その書き方を知らないでは済まされない書類のひとつでしょう。

始末書とは、会社など組織、機関内の上司からの指示で作成する文書であり、不始末や事故、犯罪などを起こした時に、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出するものです。

始末書は、その趣旨から見て当然のことですが、単なる顛末書と異なり、事の成り行きをよりも誠実さ、誠心を示す文書だということであり、不始末を素直に認め、相手方に対して誠心誠意の謝罪をしているかが大切な点です。

したがって、始末書に求められるのは、その件に関してどのように補償するのか、どれくらい反省しているのかということと、何よりも、同じ過ちを繰り返さないために努力することの表明ということになります。

■始末書の書き方

会社で始末書の書式が用意されてある場合は、当然そのフォーマットに従って書くことになりますきます。

始末書の書式が定めらていない場合は、次のいくつかのポイントをおさえて書きます。

用意する用紙は、白地に罫線の入ったB5かA4の用紙がいいでしょう。

筆記用具は、黒インクのボールペンやサインペンで、鉛筆は厳禁です。

まず、｢始末書｣という表題と不始末の内容について書きます。

次に、その不始末の原因と理由を書きます。

どのような経緯でその不始末に至ったかを、簡潔にわかりやすくまとめます。

次にその不始末の反省とお詫び、そして不始末を繰り返さないという誓約を書きます。

この点が始末書を書かせる主な目的になるので、出来るだけ簡潔に、かつ詳しくまとめましょう。

■始末書でやってはいけないこと

絶対書いてはいけないのは、ほかの人の責任に言及するなどの言い訳がましい内容です。

たとえそれが事実であっても、重要なポイントである反省やお詫びの部分の説得力が半減してしまうでしょう。

始末書には少なからず懲罰的な意味もあるため、言い訳や責任逃れと受け取られるようなことは絶対に避けるべきです。

■組織人は辞令で動く

筆者の前の会社では、合理化、またペーパーレスの一環であるという名目により、発令は従来どおり行うが、辞令の交付は廃止されていました。

全くつまらない改革であったと今でも思います。
異動等の対象者数千人ほどの辞令の印刷にどれほど経費がかかるというのでしょうか。

それよりも、トップから各部局長へ、またそれぞれのセクションで行われていた「辞令交付」というセレモニーが消えてしまった、何のイニシエーションも無い大組織のグロテスクさが残ってしまったと思います。

余談はこれくらいにして、その辞令ですが、普通、どこの会社でも、従業員に昇給・昇進・出向・転籍・転勤・配属異動等を命じる場合には辞令を交付します。

この「交付」に意味があるのです。（おっと、まだこだわっています。）

辞令は、交付することが法律で義務づけられている書類ではありませんが、会社としての意向を伝える際に、命令文書として書面で交付するものです。

つまり、会社が社員や関係者に行なう強制力のある命令書とも言うべきものです。

ある意味で会社の立場を明確にするするためのシステムでもありますから、多少厳しくも威厳のある文書が求められます。

その辞令の書式として好ましいのは、的確にして簡素なものということに尽きるでしょう。

なぜなら、辞令は連絡文書ではなく命令文書ですから、誰に、いつから、何を命じるのかを、正確に、外に解釈のしようが無いように伝える必要があるからです。

■具体的な書式

辞令の種類には、社員採用辞令、退職辞令、配置転換辞令、支店・出張所などへの転勤辞令、配属決定辞令、出張辞令、系列会社（転職）辞令、転籍辞令、昇格・昇給の辞令などがあります。

基本的な書式としては、辞令という見出しのあとに、○○○殿という宛名を明記します。

本文は、いつからどのような事を命じているのかを明記したら、最後に代表取締役（社長）の名を添えます。

会社としての命令文書ですから、代表取締役（社長）の名で発するのです。

また、日本の根回し社会のことですから、いきなり辞令を交付することはなく、辞令に先立って受令者に対して近いうちに辞令が交付される旨が、内示などの形で知らされることになります。

ちなみに、就業規則違反や職務上のミスが原因で、辞令を発する場合でも、辞令そのものにはその理由等は記載されず、通常、辞令を出す理由等は、辞令とは別の文書で通知されます。

■雇用契約が信頼関係の基本

時々、従業員と雇用関係のことでトラブルになる会社等がニュースで取り上げられることがありますが、このようなトラブルの場合、大抵は労働条件をあいまいにしたまま採用していることが原因になっているようです。

このようなトラブルにならないよう、賃金や労働時間などの労働条件を明示するためののものが雇用契約書であり、この雇用契約書の発行は、労働基準法第１５条で義務付けられています。

雇用契約書は、このように、従業員を採用するとき、雇用契約書や労働条件通知書などの書類で、その従業員の労働条件などを明確にするためのものです。

雇用契約書については、その中で書面で明示しなければならない事項が定められています。

雇用契約書の書式は、大まかに決まっていますが、決められた事項が明記されており、それらが明確でさえあれば、書式にそれほどこだわる必要はないようです。

■雇用計画書に明示する事項

雇用契約書の書式ですが、明確に書面で伝えるべき事項というのは、次の５点です。

（１）労働契約の期間（解雇の事由を含む）
（２）就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
（３）始業・就業の時刻、休憩時間、休日、休暇、並びに労働者を二組以上に分けて交代　　勤務させる場合の就業時転換に関する事項
（４）賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払いの時期、昇給に関　　　する事項
（５）退職に関する事項

また次にあげる事項は、使用者がこの定めをする場合に明示しなければならない事項です。

・退職手当の適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算と支払いの方法の時期に関　する事項
・退職手当を除く臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項
・労働者に負担させるべき食費、作業用品等に関する事項
・安全及び衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰及び制裁に関する事項
・休職に関する事項

従業員を採用する際は、トラブル防止と、何よりも信頼関係の構築のため、明確な内容の雇用契約書により雇用契約を交わしましょう。

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