始末書の書き方と注意:書式の特集～ビジネス関係文書の書き方と注意点

始末書の書き方と注意

■始末書の意味、目的

始末書というのは、書かないで済むにこしたことはありませんが、ビジネスの世界では、書かなければならなくなった時に、その書き方を知らないでは済まされない書類のひとつでしょう。

始末書とは、会社など組織、機関内の上司からの指示で作成する文書であり、不始末や事故、犯罪などを起こした時に、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出するものです。

始末書は、その趣旨から見て当然のことですが、単なる顛末書と異なり、事の成り行きをよりも誠実さ、誠心を示す文書だということであり、不始末を素直に認め、相手方に対して誠心誠意の謝罪をしているかが大切な点です。

したがって、始末書に求められるのは、その件に関してどのように補償するのか、どれくらい反省しているのかということと、何よりも、同じ過ちを繰り返さないために努力することの表明ということになります。

■始末書の書き方

会社で始末書の書式が用意されてある場合は、当然そのフォーマットに従って書くことになりますきます。

始末書の書式が定めらていない場合は、次のいくつかのポイントをおさえて書きます。

用意する用紙は、白地に罫線の入ったB5かA4の用紙がいいでしょう。

筆記用具は、黒インクのボールペンやサインペンで、鉛筆は厳禁です。

まず、｢始末書｣という表題と不始末の内容について書きます。

次に、その不始末の原因と理由を書きます。

どのような経緯でその不始末に至ったかを、簡潔にわかりやすくまとめます。

次にその不始末の反省とお詫び、そして不始末を繰り返さないという誓約を書きます。

この点が始末書を書かせる主な目的になるので、出来るだけ簡潔に、かつ詳しくまとめましょう。

■始末書でやってはいけないこと

絶対書いてはいけないのは、ほかの人の責任に言及するなどの言い訳がましい内容です。

たとえそれが事実であっても、重要なポイントである反省やお詫びの部分の説得力が半減してしまうでしょう。

始末書には少なからず懲罰的な意味もあるため、言い訳や責任逃れと受け取られるようなことは絶対に避けるべきです。