議事録の書式
このページでは、議事録の書式で注意するべき点についてなるべく簡潔に説明してみましょう。議事録の書式については、最低限、内容を正確に記録すること、そのために配布する前に関係者にチェックしてもらうことは覚えておいた方がいいと思います。
ビジネスの現場において、議事録を作成する機会は意外に多く、議事録の作成は、ビジネスマンに共通的に求められるひとつのスキルと言ってもいいでしょう。
議事録とは、会議や打ち合せの内容を記録に残しておくためのものですが、ほかにも、会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認しあうためにも使われますし、また会議に参加していない関係者へ、会議の内容を書面で周知、連絡するために用いられたりします。
このような議事録の使用目的から考えますと、議事録の書式で留意しなければならないは、ともかく内容を正確に記録することに尽きます。
そのためにも、議事録を作成した場合には、公式に配布する前に一度会議出席者等の関係者に内容をチェックしてもらい、発言内容等の確認ををしてもらうのが普通であり、この手順は欠かせないと思います。
このチェックにおいては、分かりにくいところがないか、あるいは内容に間違いないか、などを確認しておくことが大切になります。
議事録の書式には、決まったものがあるわけではありませんが、議事録を作成するときには、必要な事項を簡潔かつ正確にまとめること、これが最もポイントになります。
そのため、通常の議事録は箇条書きで作成されることが多いです。
議事録に限りませんが、会議の種類などにより、若干書き方に違いが出てきますが、基本のフォーマットがあれば、それを修正して使うことができえば、議事録を効率的に作成することが可能になります。
つまり、事前に決まった議事録の書式を作っておけば作成が楽になります。
議事録に記載するべき事項は、次のようになるでしょう。
（１）日時（２）場所（３）出席者氏名（４）議題（５）討議内容の経過（６）討議の結果。
これらの事項は、議事録には最低限必要であり、このほかに特記するべき事項があれば、適宜加えられるべきでしょう。
できるだけ簡潔明瞭に記録するようにし、できれば、箇条書きにするなどして、見やすくなるよう工夫することが必要です。
議事録の書式関連について、ポイントを整理してみました。
議事録の書式について調べたいことがあるときには、インターネットの検索でほぼOKでしょう。議事録の書式について関連情報のあるサイトや参考ブログをピックアップし、そのうちのいくつかを紹介してみます。
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これでも議事録の書式関連のサイトのほんの一部を選んだものです。時々、もっと時間をかけて突っ込みたいと思うのですが、なかなか思うようには行きません。これからもよろしくお付き合いください。
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