在職証明書の書式と注意点
■在職証明書はその職場で働いている証明
筆者はどういうわけか、あまり使う機会がありませんでしたが、一般的に在職証明書は必要になる頻度が高い書類の１つになるでしょう。
在職証明書は、文字通り、その職場で働いていることを証明する文書です。
職場から、その会社の代表の名において発行されるため信頼性があり、保証人になる場合や転職など、さまざまな場合に利用されます。
在職証明書は会社で書式を定めて用紙を用意している場合はその通りに書けばよいのですが、書式が決められていない場合は、自分で用紙を用意しなければなりません。
書式が自由といわれれば、意外と時間がかかるものですが、ウェブ上でダウンロードすることも出来るのでそれほど難しくはないでしょう。
在職証明書の書式に明確な決まりというものはありませんが、一般的に見れば、在職証明書に記載する基本的な内容は、氏名、生年月日、現住所、採用年月日、職務内容とその会社での地位ということになります。
公的な証明書には元号が使われるので、生年月日、採用年月日にも元号を用いましょう。
■相手の要望があるときは「特記」、「追記」
このほか、在職証明書の場合、証明書を求める相手先の要望に従わなければならないことも出てきますので、そういう場合は「特記」、あるいは「追記」と書いた後に、求めれてている内容を記述すればよいでしょう。
在職証明書はパソコンで作っても問題はありませんが、相手先によっては自筆の証明書を求められる場合もあるので、注意しなければいけません。
■在職証明書は証明印が押されて効力を持つ
これらを記入した後、会社に提出すれば、通常証明印を押してもらえことになります。
この証明印を押すことで、始めて在職証明書は効力を発生し、公的に利用することができます。
会社側から在職証明書の使用理由を求められる場合があると思いますが、これは強制ではないものの、特別な事情のない限り出来るだけ書き込むというのが、誠実な対応というものでしょう。
■英文の在職証明書が必要な場合
英文の在職証明書が必要になる場合もあると思います。
その際は、上記の要領によってまず日本語の書類を作成し、それを英訳するのがオーソドックスなやり方です。
ただし、元号を西暦を使用しましょう。
また、外国では印鑑よりサインを重視するので、どちらを必要とするかを前もって確認しておくべきでしょう。
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カテゴリー：ビジネス文書の書式
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