稟議書の書式(2)
稟議書の書式についての二回目のご案内です。
今回は、少し時間を取って、稟議書について観点を少し変えてご説明してみましょう。
稟議とは、本来なら会議で取り扱うようなことを書類による案としてまとめて、関係者に回覧し、承認を求めることをいいます。
なぜこういったことを行うかというと、会議を開く手間や時間を省くためであるということができ、稟議書は、本質的に会議での発案と同じであるが、形式を持ち回りのようにした、いわば会議における発案の代わりだということになります。
したがって、稟議書は、それをを見た人がまるで会議に出席したかのように内容が手に取るようにわかる書式でなければならないということになります。
稟議書の書式はわかりやすさに重点をおかなければなら無いというのは、こういう理由なのです。
稟議書の書式は企業などによって違いますが、ここでは一般的な書式ものを紹介します。
まずは基本中の基本ですが、日付と起案者の氏名＋捺印を忘れずに書きます。
題名はストレートに、例えばパソコンの購入なら「パソコンの購入について」と書きましょう。
本文は簡潔に、「表記物件について下記により購入いたしたくお伺い申し上げます」。
そして理由、商品名、メーカー名、購入先、購入数、金額など必要事項を書き記します。
承認してもらうためにもっとも大切なのは、提案の理由であり、この点に最も力を注ぐべきです。
パソコンがあればこれだけ結果が残せます、よりも、パソコンがなくて今これだけ困っています、の方が切実で、承認されやすいかもしれません。
稟議書は書式にこだわるよりも、いかに承認してもらえるかに神経を注ぎましょう。
勤め先に稟議書の書式がないのなら、インターネットで探せばたくさん出てきます。
書式のサンプルやテンプレートをダウンロードして使ってもいいですし、見るだけでも稟議書作成の参考になると思います。
特に、オリジナルの書式で作成するという場合は、ぜひ活用して見るべきです。
稟議書の書式については、こうして改めて取り上げると意外に面白い面もあるものだと思うことがあります。
ネットはいまや膨大なデータベースのようになっており、稟議書の書式についてもかなりの情報が得られます。ネットから稟議書に関係の深いと思われるものとり上げて、参照できるものをいくつか紹介したいと思います。
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報告書・稟議書・始末書などの書き方 - ［ビジネスマナー］All About
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少しでもお役に立てるのではという思いを支えに次回もまたご紹介を続けたいと思います。
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