稟議書の書式(1)
転職した方が、最初の段階で最も戸惑うものの一つが稟議書だという話を聞いたことがあります。
少し大げさな言い方をすれば、稟議書には、簡単な書式の中に、企業文化や組織風土が表出しているという面があります。
稟議書というのは、会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思いますが、改めて、稟議書が何かと言うところから考えて見ましょう。
稟議書というのは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もありますが、起案者が決定権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出する文書です。
簡単にいいますと、例えば会社の経費を利用して購入したい物がある時、あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。
つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺いということもできるでしょう。
ここで問題なのは、稟議書の書式です。全国の会社の稟議書を網羅して比較してみると、大変興味深い研究になるかもしれません。
部下が上司に提出する伺いの文書ですから、当然ながら不備の無いきちんとした書式が求められるわけであり、稟議書の場合は一定の書式を設けている会社がほとんどだと思います。
その書式に従って稟議書の作成を行なえば良いわけですから、フォームについてあれこれ悩むことはほとんど無いと思います。
一応、明記すべき事項について掲げて見ますと、稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書くということになります。
決裁を得るために必要だと思われる資料等があれば準備して添付した方がいいでしょう。
例えば、詳しい比較検討書や参考となる技術資料、また実行計画書や概算見積書、物品を購入するならカタログなども準備したほうがよいでしょう。
これらの資料類は稟議書類とは別にして、添付書類とします。
中にはワンペーパー運動を行っている企業等もありますが、稟議書本文はできるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。
いたずらに長いと、要点をまとめる能力やポイント把握の能力を疑われることにもなりかねません。
長くともＡ４用紙で２～３枚程度に収めることが、経営者をはじめとする多忙な上司の時間の節約になるという観点を忘れてはいけないと思います。
決済権限のある上司等の時間の余裕に応じ、起案内容の補足説明として添付書類を参照してもらうという方法が一番よいでしょう。
稟議書について参考になるネット情報を、今回もいくつか紹介したいと思います。
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