履歴書の書式と作成の注意点
■履歴書は書面での第一印象を決める
就職や転職の際には履歴書が必要となりますが、採用先では面接の前に、この履歴者によって最初にあなたという人間に触れるわけであり、書面による第一印象という意味でも、非常に重要な書類なのだという基本認識がまず必要です。
もしも手抜きやいい加減さが、履歴書の書き方から見えたりすれば、企業の印象は非常に悪いものになるでしょう。
このような重要書類である履歴書の作成における注意点やポイントを挙げて見ましょう。
■履歴書作成のポイント～手書きで作成すること
まず、字の苦手な人でもできるだけ手書きで書くことです。
パソコンなどで書いた履歴書も増えているのも事実ですが(中にはパソコンで作成した履歴書を好む企業もあります)、字が上手でなくとも丁寧に書いた字の方が、採用担当者も好感が持てる場合が多いようです。
パソコンで履歴書を作った場合でも、手書きを指定して求める企業もあるので、手書きのものも用意しておいた方がいいと思います。
小さい字は見辛いため、見やすい大き目の字で書くよう心がけます。
また、言うまでもないことかもしれませんが、誤字脱字は絶対に避けなければいけません。
もし、字を間違えたら途中でも破棄することにして、新しい履歴書を作成しなければなりません。
■履歴書作成のポイント～写真はプロに撮ってもらう
次に履歴書に貼る写真ですが、写真屋、写真館でプロフェッショナルの方に撮ってもらう方が画質もよく、印象も全く違ったものとなります。
人生の行方を左右するかも知れない重要書類の写真に、この程度のコストを惜しんではいけません。
撮影では明るい顔を心がけ、服装は濃い色のスーツを着るようにしましょう。
■学歴、職歴、資格、免許は相手と噛み合うようにアピールする
学歴、職歴は、在学中に取った資格やゼミの具体的な研究内容、大卒であれば卒論のテーマを記入するとよいでしょう。
職歴でも、配属先の役職、前職での経験をアピールする内容が好ましく、少なくとも履歴書においては、日本の伝統である謙譲の美徳は棚上げにし、しっかりアピールしましょう。
資格、免許の欄には、基本的にはすべての資格、免許を記入してかまいませんが、あまりにも簡単な資格まで記入するのは逆効果になりかねないので避けるのが無難です。
しかし、誰でも持っているからと、例えば運輸関係、営業関係の企業に出す履歴書に運転免許を記入しないのは、愚かとしか言いようがありません。
特に資格がない場合は、項目の空欄が多くてもそのことにより意欲や誠意を疑われる懸念があることを考え、勉強中、準備中の目指す資格があれば、それを記入するとよいでしょう。
■志望動機は思いを込めて
最後に、もっとも難しいのが志望動機ですが、これはどの会社にも当てはまる当たり障りのない内容は避けるべきです。
ましてや、ガイド本にある雛形を下敷きにしたようなものは、一読でそれが分ってしまうと、採用関係を担当したことのある筆者としては断言できます。
必ずといっていいほど、同じパターンが出てくるからです。
自分の頭で考えたストーリーをもとに、その会社でなければならない理由を、思いを込め誠実に記入するようにしましょう。
以上の点に注意し、履歴書が完成したら、面接に備え、忘れずにコピーしておきましょう。
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在職証明書の書式と注意点
■在職証明書はその職場で働いている証明
筆者はどういうわけか、あまり使う機会がありませんでしたが、一般的に在職証明書は必要になる頻度が高い書類の１つになるでしょう。
在職証明書は、文字通り、その職場で働いていることを証明する文書です。
職場から、その会社の代表の名において発行されるため信頼性があり、保証人になる場合や転職など、さまざまな場合に利用されます。
在職証明書は会社で書式を定めて用紙を用意している場合はその通りに書けばよいのですが、書式が決められていない場合は、自分で用紙を用意しなければなりません。
書式が自由といわれれば、意外と時間がかかるものですが、ウェブ上でダウンロードすることも出来るのでそれほど難しくはないでしょう。
在職証明書の書式に明確な決まりというものはありませんが、一般的に見れば、在職証明書に記載する基本的な内容は、氏名、生年月日、現住所、採用年月日、職務内容とその会社での地位ということになります。
公的な証明書には元号が使われるので、生年月日、採用年月日にも元号を用いましょう。
■相手の要望があるときは「特記」、「追記」
このほか、在職証明書の場合、証明書を求める相手先の要望に従わなければならないことも出てきますので、そういう場合は「特記」、あるいは「追記」と書いた後に、求めれてている内容を記述すればよいでしょう。
在職証明書はパソコンで作っても問題はありませんが、相手先によっては自筆の証明書を求められる場合もあるので、注意しなければいけません。
■在職証明書は証明印が押されて効力を持つ
これらを記入した後、会社に提出すれば、通常証明印を押してもらえことになります。
この証明印を押すことで、始めて在職証明書は効力を発生し、公的に利用することができます。
会社側から在職証明書の使用理由を求められる場合があると思いますが、これは強制ではないものの、特別な事情のない限り出来るだけ書き込むというのが、誠実な対応というものでしょう。
■英文の在職証明書が必要な場合
英文の在職証明書が必要になる場合もあると思います。
その際は、上記の要領によってまず日本語の書類を作成し、それを英訳するのがオーソドックスなやり方です。
ただし、元号を西暦を使用しましょう。
また、外国では印鑑よりサインを重視するので、どちらを必要とするかを前もって確認しておくべきでしょう。
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退職願の書式と注意点
■辞意の伝達は１ヶ月以上前に
退職願は現在勤めている会社を辞めたいという意思を伝えるために書くものですが、少なくとも日本の会社社会では、例えばテレビドラマに出てくる場面のように、突然上司や会社に提出される様なことがあってはいけない書類だと思います。
仕事を辞める際には、その後のポストの補充や引継ぎなどの会社の都合を考えるべきであり、退職願を出す前に辞意を伝えておくことが重要です。
その際、仮に事情があったとしても、必ず直属の上司に伝えるべきです。
そして出来るだけ１ヶ月以上前に伝えるようにするべきでしょう。
このような組織人としての常識的な手順を踏むことが、あなた自身の会社でのキャリアや貢献を尊ぶことになり、その後のステップにもつながることだと思います。
■退職願の書き方
辞意を伝えたら退職願を書くことになりますが、その会社の書式や所定の用紙があればそれを利用し、なければ白無地の便箋を用意します。
黒の万年筆やサインペンを使用し、間違っても鉛筆は使用しないようにしましょう。
表題は｢退職願｣とし、書き出しは行末に｢私事｣あるいは｢私議｣と書きます。
退職理由は｢一身上の都合｣とし、余計なことは書かないようにします。
退職日や提出日は上司と相談した際に決めた日付にします。
特に提出日は、会社によって決まりや都合がありますので、よく確認しておくべきです
部署と自分の氏名を書く際、社長の氏名より下になるように書くのが礼儀になっています。
そして氏名の下に捺印をします。
宛名は社長で、敬称は｢殿｣になります。
封書の表に｢退職願｣、裏には所属部署と氏名を記入します。
最後に間違いがないか良くチェックをして上司に手渡しで提出します。
■退職願は承諾前には撤回可能
なお、退職願は承諾されるまでの間は撤回することが可能ですので、考えが変われば退職を取り消してもかまいません。
逆に退職する意思が固いのであれば｢退職届｣を提出する方が明確に意思が伝わると言えるでしょう。
退職願は会社に保管される書類になりますので、丁寧に書くことを心がけましょう。
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